Véritable champion de l’arrangement, l’assistante de direction sert de lien entre la direction et les troupes. Bras droit impérieux du cadre supérieur ou du dirigeant, l’assistante de direction preste parfois dans l’ombre. Elle sert de lumière sur une profession pas toujours comprise.
L’assistante de direction est plus qu’une secrétaire. Sa principale mission est d’administrer et maximaliser les activités des responsables de la compagnie. Découvrez les multiples aspects du métier grâce à notre guide ultra-pratique.
Le métier d’Assistante de Direction, cela consiste en quoi ?
L’assistante de direction est la véritable copilote du dirigeant. On rencontre des assistantes de direction dans toutes les entreprises. Pour les petites entreprises dans lesquelles il n’existe qu’un seul directeur, on retrouve une assistante de direction.
Le rôle d’une Assistante de Direction
L’assistante de direction est aussi connue sous le nom d’attachée de direction ou assistante de direction commerciale. Il s’agit d’une personne à qui l’on confiera diverses missions dont le degré de difficulté est plus ou moins important. Elle engage une relation très particulière avec le dirigeant pour lequel elle travaille afin de lui faire gagner en rendement et en temps.
Comme son nom l’indique, le rôle fondamental d’une assistante de direction consiste àassisterun haut responsable, un cadre dirigeant ou un directeur d’entreprise. A ce titre, elle doit mettre tout son savoir-faire et ses qualités au service de son unité afin de perfectionner la gérance des activités. L’assistanat de direction est un métier souvent peu considéré mais dont l’importance est capitale pour le développement d’une entreprise.
Les fondamentales missions d’une Assistante de Direction
Les missions d’une assistante de direction sont diversifiées, elles relèvent de l’organisation de la compagnie. Chaque jour, elle s’assure de structurer l’agenda de son supérieur, à savoir : les réunions, la prise de rendez-vous, déplacements, et autres. Elle vérifie également les appels téléphoniques, la rédaction des comptes rendus de réunions ou encore le tri des correspondances.
L’assistante de direction s’occupe aussi de l’arrangement et de la planification des renseignements internes et externes. Des fois, il peut s’agir de renseignements confidentiels liés au fonctionnement de la société. Le métier d’assistante de direction touche également le suivi de dossiers. Il peut s’agir de la gestion administrative du personnel, des contrats de maintenance des équipements et autres. La personne chargée de ce poste peut aussi être amenée à manager tous les événements spécifiques comme les salons, les réunions, les conférences, etc.
L’entreprise demande parfois à l’attachée de direction d’accomplir d’autres missions additionnellesen fonction de ses besoins. Ces autres tâches afférentes sont les suivantes :
• Accueillir les visiteurs
• Réaliser des reportings
• Etre l’intermédiaire avec les fournisseurs ou les clients
• Manager tous les événements particuliers comme les conférences, les salons et les formations
• Organiser des actions de communication
• Faire le suivi de l’évolution d’un dossier professionnel, des conditions d’exécution d’un contrat
• Mettre en place un dossier professionnel
• Etablir un tableau de bord
• Faire une mise à jour de la documentation professionnelle et réglementaire
Les avantages et inconvénients du poste d’assistante de rédaction
Comme tous les métiers, l’assistanat de direction présente des avantages et des inconvénients. Cette liste a pour objectif, non pas de faire incliner la balance d’un côté ou de l’autre, mais de vous exposer les situations telles quelles sont, avec équité. Après quoi, c’est à vous de déterminer si vous voulez toujours faire carrière dans l’assistanat, ou non !
Les plus du métier
Commençons ce tour d’horizon par les atouts du métier. Parmi les points forts de ce poste, vous noterez :
• La pluralité des secteurs d’activité : Le poste est disponible dans n’importe quel secteur. En effet, vous avez la possibilité d’être secrétaire de direction, administrative, générale, juridique, commerciale, comptable, médicale, de rédaction, d’édition, ou encore assistante bilingue et trilingue. Quel que soit le le secteur d’activité, il y a assurément un poste d’assistante qui vous conviendra.
• La diversification des fonctions : une assistante doit être capable tout faire, ou presque. Elle peut accueillir les gens, répondre au téléphone, rédiger des courriers, administrer les agendas et réunions, administrer l’emploi du temps de son chef et autres. Mais elle peut aussi, par exemple, rectifier des contenus, et même relire des manuscrits envoyés par des auteurs amateurs.
• L’indépendance et l’autonomie: une assistante est parfois libre de structurer son travail à sa guise, du moment qu’elle le fait correctement. Par exemple, un médecin ne va pas toujours rester derrière son assistante pour s’assurer qu’elle est drastique ou qu’elle remplit bien ses fonctions. En revanche, il examinera sur pièces : si son programme est correctement administré, si ses entrevues sont bien réparties ou si ses absences sont bien notées.
• La rémunération :il est à noter que le salaire d’une assistante de direction débutante peut accroître assez rapidement. Mais cette augmentation dépend du type de fonction, du domaine d’activité et de l’ancienneté.
Ce sont là les aspects positifs cruciaux du métier bien qu’il en existe d’autres. De plus, certains que l’on pourrait attribuer aussi bien parmi les plus et les moins à être assistante. Par exemple, le fait que vous n’estimez pas nécessaire d’avoir un diplôme d’assistante. Vous avez la potentialité de déboucher facilement à un poste, sans aptitude spécifique, selon les domaines.
Les aspects négatifs du métier
Etre assistante de direction présente également divers points négatifs. En prendre connaissance vous permettra de vous faire une idée des réelles difficultés du poste.
• La récurrence : les tâches d’une assistante sont souvent répétitives et routinières. Toutefois, tout résulte du type de poste, ainsi que du domaine d’activité. Il est manifeste que les fonctions d’une assistante de direction sont plus fluctuées et enthousiasmantes que celles d’une assistante médicale. Cette dernière a comme mission primordiale de manager l’agenda du ou des docteur(s).
• Les contraintes : l’assistanat de direction est un métier à responsabilités. En conséquence, cela provoque une importante dose de pression. Les tâches sont interminables, alors qu’il faut les faire rapidement et convenablement. En même temps, vous devez considérer plusieurs éléments, courir dans toutes les directions, être attentive à tout. C’est pour dire que le degré d’implications peut être un énorme préjudice en fonction de l’organisation pour laquelle vous œuvrez.
• Les emplois du temps à grande plage horaire : ce dernier point est corollaire de l’aspect précédent. Effectivement, qui dit contrainte, dit emplois du temps qui s’élargissent à tout instant. Ce cas est fréquent à partir du moment où il faut accomplir des devoirs importants, principalement en phase de rush !
Les qualités requises pour exercer ce métier
L’assistanat de direction est un métier qui nécessite du dynamisme et une force de suggestion. Il est impératif de posséder un grand sens de la discrétion et du professionnalisme.
Une maitrise pertinente des nouvelles technologies et des langues étrangères est un véritable atout pour exercer ce métier. Mais ce n’est pas tout, les qualités suivantes sont réellement indispensables :
• Connaissance des outils de bureautique, spécifiquement le pack office
• Maitrise des outils collaboratifs comme le réseau d’entreprises, le planning partagé et autres.
• Maitrise des techniques d’assistanat dont l’archivage, le classement, la numérisation, la prise de notes et autres.
• Connaissances en anglais et en plusieurs langues étrangères
• Excellentes qualités relationnelles
• Capacité à gérer le budget
• Excellent esprit d’analyse et de synthèse
• Être réactif, polyvalent et à l’aise au téléphone
Différences entre Assistante et Secrétaire de Direction
Il arrive souvent que l’on confonde Assistante et Secrétaire de Direction. En fait, le terme « assistante de direction » est une expression plus contemporaine, plus gratifiante et plus agréable. Tandis que « secrétaire du directeur » est une formule classique tendance des années 80-90.
Les deux fonctions sont parfaitement distinctes. Les postes d’assistante et de secrétaire sont quasiment souvent nécessaires dans une société. Le dirigeant de l’entreprise ne peut pas tout administrer à lui tout seul. Entre ses propres missions, les décisions qu’il doit prendre et les missions administratives, il est dans l’obligation de recourir à l’aide d’une personne qualifiée. Et le choix d’opter pour une assistante ou une secrétaire dépend du statut de la société.
L’Assistante de Direction
Une assistante de direction œuvre directement pour le dirigeant. Elle l’assiste avec plus d’autonomie. Elle a pour mission de simplifier les tâches journalières de son directeur. Par exemple, s’assurer que le bureau est présentable en cas d’entrevues importantes. Elle va aussi répondre aux appels et faire le filtre au téléphone afin que le directeur ne soit pas troublé par des ennuyeux. Par ailleurs, l’assistante va ranger les dossiers et recevoir les plaintes de la plupart des employés et faire circuler les informations. En quelque sorte, telles sont les tâches de l’assistante de direction.
S’il s’agit d’une grande société, comme une multinationale ou une organisation à plusieurs activités, alors, le cadre dirigeant aura inévitablement besoin d’une assistante experte. Aussi, en gérant parallèlement certains projets, l’assistante pourra l’assister durant l’achèvement des projets. En plus des missions globalement assignées à la secrétaire, l’assistante de direction doit prendre des résolutions. Elle doit effectuer des recherches analysées pour le compte du dirigeant et contrôler l’avancement de l’ensemble des programmes. N’oubliez pas qu’elle peut même le représenter si jamais il est absent.
La Secrétaire de Direction
La secrétaire du directeur serait plutôt une exécutante. S’il s’agit d’une petite ou moyenne entreprise, ou d’une organisation à activités restreintes, alors, le directeur aura besoin d’une secrétaire. Dans la pratique, la secrétaire sera toujours présente. Elle peut globalement tout contrôler elle-même. Donc, son rôle se limitera à répondre aux appels, ouvrir et ranger le courrier, ranger les archives, taper les comptes rendus, arranger les entrevues, et bien d’autres encore. Telles sont, entre autres, les tâches de la secrétaire du directeur.
Il est probable que dans quelques sociétés de grande envergure, l’assistante de direction elle-même requiert d’avoir une secrétaire. Lorsque les occupations, les programmes et les devoirs accroissent, elle peut lui confier ses fonctions administratives afin d’optimiser son efficacité dans d’autres tâches.
Les conseils pour une adaptation rapide
Même si chaque expérience est sans pareil, ces quelques consignes peuvent être adoptées partout, quel que soit le poste d’assistante que vous envisagez de prendre. Ils vous permettent de perfectionner votre expertise en la matière.
La capacité d’adaptation doit être la qualité première chez une assistante de direction. Vous devez être consciente que le directeur est ce qu’il est et qu’il ne changera pas. A vous de vous accommoder à sa manière de fonctionner et non l’opposé. Il est inutile de lui imposer des systèmes qui se sont avérés utiles ailleurs avec d’autres, s’il n’en exige pas.
Apprenez à rester réservée et discrète. Si les situations marchaient correctement avant votre arrivée, elles marcheraient aussi après votre départ. Cela veut dire que vous n’êtes pas indispensable, et qu’il peut bien facilement vous remplacer. Evitez au maximum de changer les habitudes de fonctionnement du dirigeant.
Commencez par une période de constatation durant laquelle vous cernez qui fait quoi, pourquoi, comment et avec qui. Par exemple, les meilleurs associés internes ou externes de votre dirigeant doivent être discernés au plus vite.
N’hésitez pas à aller vers les personnes en interne afin de vous présenter s’ils ne viennent pas naturellement à vous. De cette manière, vous pourriez récolter des renseignements utiles sur le fonctionnement de l’organisation.
Ne compensez pas précipitamment un relatif isolement en liant des relations qui s’avéreront importunes par la suite. Gardez toujours à l’esprit qu’une assistante de direction, par la nature des renseignements qu’elle est amenée à savoir, se doit de conserver un certain écart avec les autres. Adoptez une certaine autorité, tout en préservant une proximité et une écoute bienveillante avec les gens. Le rôle de l’assistante de direction nécessite assurément d’être les yeux et les oreilles de son directeur.
N’oubliez pas que vous avez réussi l’assimilation lorsque le directeur vous accorde sa confiance. Il s’agit d’une confiance qui ne se promulgue pas, mais qui se gagne. Parfois, c’est à partir de cet instant-là qu’une secrétaire devient une assistante ! En somme, la route est longue et vous passerez forcément par des phases d’incertitudes. Cela ne doit toutefois pas faire obstacle au développement de votre carrière sur le long terme.
Photos : conseilsmarketing.com ; assistantes-secretaires.efe.fr ; emploissecretaire.ca