L’inventaire est un document qui permet de répertorier toutes les marchandises que vous possédez. Il sert à la fois à la comptabilité et à la gestion de votre entreprise.
Il est donc très important de le tenir à jour, car il vous permettra de connaître précisément la situation financière de votre entreprise.
Cela vous permettra également d’avoir une vision globale sur l’ensemble des stocks que vous possédez. Mais cela vous permettra aussi de savoir quels sont les produits que vous vendez le plus, et ceux que vous vendez le moins, afin d’adapter votre stratégie commerciale en conséquence.
Qu’est-ce qu’un inventaire dans le contexte d’une entreprise ?
Dans une entreprise, l’inventaire est un sujet très important. Il permet notamment de se faire une idée précise du stock des produits en cas de problème (vol, dégât). L’inventaire est également un outil indispensable qui permet d’optimiser la gestion des stocks.
Lorsque vous achetez des produits, il arrive que certains ne soient pas conformes à ceux commandés ou que leur quantité soit erronée. Afin de garantir la qualité de votre stock et d’éviter tout risque de rupture de stock, il est important que vos références soient identiques à celles affichées sur les rayons. Si vous faites constamment face à ce genre d’anomalies, cela peut nuire considérablement à votre chiffre d’affaires et faire grimper votre taux de rupture.
Pour éviter cela, il est donc important que vous fassiez régulièrement un inventaire pour avoir une idée précise du nombre et du type des articles disponibles ainsi que leur état général. En connaissant avec précision la quantité dont vous disposez en magasin, vous pouvez alors prendre les mesures nécessaires pour assurer la disponibilité permanente des produits souhaités par les clients.
Quels sont les avantages d’un inventaire pour une entreprise ?
L’inventaire est un document comptable utilisé par les entreprises pour tenir des registres de leurs stocks et permet aussi de répertorier toutes les immobilisations.
Il sert à enregistrer toutes les entrées et sorties de marchandises d’une entreprise. Cela permet aux gestionnaires de suivre précisément chaque article, ainsi que leur état (en bon état ou endommagé).
Plusieurs sont les avantages pour l’entreprise qui l’utilise. Tout d’abord, il permet de connaître la valeur exacte du stock constitué. En effet, un inventaire régulier évite bien des erreurs et problèmes ultérieurs comme des écarts importants entre les prix facturés et ceux acquittés au fournisseur ou aux clients. De plus, cela permet aux dirigeants de prendre rapidement des décisions sur la vente ou non d’un article particulier en cas de surplus ou manque important.
Ce processus permet donc de connaître l’état exact d’un stock et son coût total. Celle-ci est généralement fait une fois par an, mais il peut être renouvelé si nécessaire.
Quelles sont les informations qui peuvent être collectées dans un inventaire ?
L’inventaire est le document qui recense tous les éléments d’actif et de passif d’une entreprise. Cet inventaire est un outil indispensable pour réaliser une analyse financière.
Lorsque vous procédez à la création ou à la reprise d’une entreprise, il faut commencer par dresser un état des lieux de votre patrimoine :
- Quels sont vos actifs ?
- Quels sont vos passifs ?
- Quelle est votre situation financière ?
Pour pouvoir dresser ce type de document, il est important que vous connaissiez les informations qui peuvent être collectées grâce à un inventaire. Ainsi, on peut notamment y retrouver les informations suivantes :
- La nature des biens ;
- Leur nombre ;
- Leur quantité ;
- Leur prix unitaire ;
- Leur coût total ;
- Les modalités de financement (capital apporté, emprunt…) ;
- Les modalités du contrôle (fonds propres détenus directement ou indirectement).
Il permet de suivre l’évolution des différents postes du bilan et du compte de résultat, ainsi que les mouvements sur chaque poste entre l’exercice précédent et l’exercice en cours.
Quelle est la fréquence à laquelle un inventaire devrait être effectué dans une entreprise ?
La fréquence à laquelle un inventaire devrait être effectué est déterminée par vos besoins et varie en fonction de différents facteurs.
Par exemple, si vous avez une entreprise qui vend des produits où il y a beaucoup d’articles et que les articles sont régulièrement vendus, l’inventaire pourrait avoir lieu toutes les semaines. Par contre, si vous possédez une entreprise qui ne vend pas beaucoup de produits et que les articles sont peu utilisés, alors il serait préférable de procéder à un inventaire tous les mois.
Il est important de considérer votre secteur d’activité afin de décider quand faire un inventaire. De cette façon, vous serez en mesure d’assurer la bonne gestion des stocks et d’augmenter votre chiffre d’affaires. Dans une petite entreprise qui fabrique des objets personnalisés (une broderie) ou qui travaille sur commande (en restauration), l’inventaire devrait être fait chaque semaine afin de contrôler le niveau des stocks existants et éviter l’obsolescence des produits achetés.
Lorsque cela est possible, il serait pratique de tenir un registre quotidien du niveau des stocks afin d’avoir accès aux informations relatives au stockage disponible en temps réel.
Quels sont les principaux intervenants impliqués dans la mise en place d’un inventaire pour une entreprise ?
Dans l’optique de réaliser un inventaire pour une entreprise, il est important de ne pas confondre le processus avec la mise en place d’un système d’inventaire. En effet, la gestion des stocks nécessite la mise en place d’une procédure qui permet de déterminer les quantités présentes au sein des magasins et donc leur valeur.
Il faut également être capable de connaître sa propre production afin de pouvoir établir un stock minimum pour garantir à l’entreprise une certaine stabilité financière. Lorsque ces conditions sont remplies, il est possible d’envisager la mise en place d’un système d’inventaire.
La gestion des stocks peut être réalisée par plusieurs types d’opérations :
- Le comptage manuel : Cette opération consiste à compter manuellement les produits présents sur chaque rayon du magasin ou encore sur des zones particulières (par exemple : zone de retrait).
- La pesée automatique : Un appareil pèse les produits afin que le responsable du magasin puisse ensuite effectuer un calcul et donc obtenir la quantité exacte au sein du magasin.
- Le scanneur : Ce type de dispositif permet aux employés d’effectuer un scan rapide des produits présents sur les rayons ou tout autre endroit spécifique (par exemple : zone de retrait).
Les principaux intervenants impliqués sont le responsable du magasin et son personnel. Une fois que l’ensemble des informations seront recueillies, elles seront ensuite traitées par le service comptabilité afin qu’elles soient utilisables pour établir un état financier cohérent avec la réalité physique des stocks.
Comment un inventaire peut-il aider une entreprise à améliorer ses performances ?
L’inventaire est un outil dans la stratégie de gestion des stocks. Il est souvent utilisé par les entreprises pour éviter tout gaspillage de matières premières, d’inventaires ou encore de produits finis. Celle-ci peut être effectué manuellement ou à l’aide d’un système informatique.
Les logiciels fournis par le fabricant (SAP, SAGE) permettent aux entreprises d’effectuer un inventaire automatiquement.
Celle-ci peut aussi être généré en temps réel grâce à des appareils spéciaux tels que des lecteurs laser. En France, l’inventaire annuel représente plusieurs millions de contrôles et plusieurs milliers d’articles à vérifier.
Pour améliorer ses performances et optimiser son activité, il faut savoir comment effectuer un inventaire efficacement et surtout quand le faire afin de ne pas nuire aux flux logistiques internes et externes.
Il sert à établir des états financiers, c’est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Cet inventaire peut être utilisé comme base pour la détermination du résultat fiscal ou pour une nouvelle détermination du résultat fiscal en cas d’une fusion d’entreprises.